Não é novidade que planejar estrategicamente traz grandes benefícios aos negócios, como a tomada de decisões mais assertivas, atuação resiliente no mercado e sucesso a longo prazo.

Apesar disso, muitas organizações não planejam estrategicamente ou, ainda, o fazem de forma errônea. Isso acontece por diversos motivos, sendo um dos principais a falta de conhecimento sobre a ferramenta.

Se você se identificou com o exemplo acima, não se preocupe! Foi para te ajudar que elaboramos este artigo que explica de forma simples cada uma das etapas do planejamento estratégico.

Boa leitura!

Etapas do planejamento estratégico

O planejamento estratégico pode ser dividido em três etapas principais interdependentes, que abrangem processos específicos desde a ideação até a avaliação da estratégia.

Formulação

A formulação é o ponto de partida do trabalho de planejamento estratégico e consiste em uma análise sistêmica da realidade da organização. Para se ter essa visão mais ampla, no entanto, alguns processos são necessários.

1) Diagnóstico da organização

Nesse estágio, o objetivo é identificar os passos dados pela organização, onde ela está e aonde deseja chegar. Para isso, é realizado um levantamento e estudo de documentos institucionais, como decretos, manifestos e plano estratégico vigente.

Através das informações e dados coletados, é possível compreender melhor o ambiente organizacional e, assim, seguir para a próxima fase em que se fará uma análise da empresa frente ao mercado.

2) Análise de mercado

Entender o posicionamento da organização em relação ao mercado também é extremamente importante para traçar objetivos que sejam relevantes e executáveis. 

Nesta etapa, portanto, é feita uma análise dos processos internos para identificar forças e fraquezas, e das vantagens competitivas para mapear oportunidades e desafios para os próximos anos.

Uma das ferramentas mais utilizadas para isso é a Matriz SWOT, também conhecida como Matriz FOFA, que auxilia na análise de cenários a partir de quatro fatores: 

• Forças (strengths)
• Fraquezas (weaknesses)
• Oportunidades (opportunities)
• Ameaças (threats)

3) Realização do plano estratégico

Essa é uma das fases mais esperadas, mas que exige um envolvimento significativo tanto dos líderes quanto dos colaboradores.

O objetivo é definir ou revisar a missão, visão, propósito e valores da organização. A participação de toda a equipe é fundamental para que todos tenham uma compreensão clara desses aspectos e desenvolvam o mesmo mindset.

Esses fatores, somados às demais informações obtidas nos processos anteriores, permitem estabelecer os desafios estratégicos, que contribuirão para o mapeamento dos objetivos estratégicos a serem priorizados.

Uma das formas mais eficazes de identificar os objetivos estratégicos é utilizando o método de multicritérios, uma ferramenta matemática que permite tomar a melhor decisão, considerando critérios conflitantes.

Por fim, tudo é materializado em um instrumento chamado de Mapa Estratégico em que também são definidos os indicadores que permitirão a mensuração dos resultados obtidos.

4) Concepção dos projetos estratégicos

Diferentemente dos projetos em geral, os projetos estratégicos são peça-chave para o alcance dos objetivos estratégicos que entregam o que é proposto no Mapa Estratégico.

Eles são concebidos colaborativamente e reúnem as ações e entregas necessárias, funcionando como uma bússola que norteia o trabalho da equipe envolvida.

Para sua criação é comum a utilização do Canvas de projeto, que consiste em um quadro lógico com as principais informações do projeto e que facilita compreensão a todos os envolvidos.

Esta fase encerra a etapa de formulação e permite que a organização avance para uma etapa ainda mais prática.

Execução

Ao contrário do que se possa pensar, o planejamento estratégico não termina com o plano estratégico em mãos. Na realidade, esse é apenas o início do processo.

A etapa de execução é fundamental e também requer envolvimento e dedicação dos líderes e colaboradores da empresa. Afinal, o plano precisa sair do papel, não é mesmo?

Mas é justamente essa a etapa mais negligenciada pelas empresas, o que muitas vezes implica no fracasso da estratégia. 

70% das estratégias fracassam devido a uma má implementação (Ram Charan)

Uma das grandes dificuldades dos gestores está em manter todos os envolvidos nos projetos engajados. Por isso, apresentaremos abaixo alguns dos processos necessários para avançar com êxito nesta etapa.

1) Comunicação clara

A falta de uma comunicação clara pode acarretar sérios problemas na execução dos projetos estratégicos. É importante que todas as áreas e equipes envolvidas falem a mesma língua, afinal, os objetivos são interdependentes.

Uma boa forma de fazer isso, além de envolver os colaboradores nas etapas necessárias, é por meio de reuniões periódicas que tenham como objetivo trazer esclarecimentos, tirar dúvidas e manter os stakeholders alinhados.

2) Gestão de pessoas

Os colaboradores de uma organização possuem demandas corriqueiras que tomam tempo, de forma que acabam, muitas vezes, deixando os projetos de inovação em segundo plano. Para que isso não aconteça, é fundamental contar com o apoio de um gestor.

O gestor é o profissional responsável por manter as pessoas engajadas no projeto, comprometidas com as entregas para os objetivos serem alcançados no prazo. É ele quem irá monitorar o desempenho da equipe, além de acompanhar o cumprimento das metas e apresentar os resultados à diretoria.

3) Gestão de processos

A gestão de processos também deve ser realizada por um gestor especializado. Mas, diferentemente da gestão de pessoas, ela diz respeito às atividades previstas para a entrega das demandas do projeto estratégico.

Nesse caso, o gestor deve analisar os processos existentes, a fim de mapear gaps, realizar adaptações conforme a realidade da equipe e, quando necessário, implementar mudanças que tornarão o trabalho mais fluido.

4) Escritório de projetos (PMO)

Ter um escritório de projetos faz toda a diferença na concretização da estratégia de maneira coerente e padronizada.

Um PMO é formado por gestores de projetos responsáveis por monitorar de maneira macro os projetos estratégicos. Por isso, muitas vezes esses profissionais trabalham em conjunto com os gestores das áreas.

Até aqui, você já deve ter percebido que as etapas de execução e monitoramento convergem, verdade? E é exatamente sobre isso que falaremos a seguir!

Monitoramento

O trabalho de monitoramento consiste em acompanhar toda a execução dos projetos, considerando os desafios, metas, objetivos e indicativos definidos no plano estratégico. Por isso, as duas etapas ocorrem paralelamente.

Mas, por que é necessário monitorar?

Fazer esse acompanhamento proporciona à organização maior controle do trabalho que está sendo executado e permite uma atuação preventiva para garantir a concretização do plano no período previsto.

Atrasos para concluir um projeto podem causar o desinteresse dos stakeholders. Com o monitoramento, no entanto, é possível comunicar resultados intermediários e manter as partes interessadas engajadas.

Sem monitoramento é impossível saber o que está sendo feito e o que ainda precisa ser realizado, tampouco tomar decisões coerentes em relação a eventuais mudanças.

Conclusão 

O planejamento estratégico é uma ferramenta poderosa, que pode contribuir para o sucesso de longo prazo da organização, principalmente num mercado complexo e flexível como o que vivemos hoje.

Mas, como foi apresentado neste artigo, é importante que o planejamento seja claro, objetivo, preciso e executável. Além disso, cada uma das etapas do planejamento estratégico deve ser tratada como prioridade.

Esperamos que este conteúdo tenha te ajudado a compreender melhor a importância do planejamento estratégico e a identificar oportunidades de melhoria na estratégia do seu negócio.

Ainda tem dúvidas em relação aos benefícios dessa ferramenta? Leia nosso artigo sobre o tema e confira depoimentos reais de nossos parceiros!

Sabemos que realizar ou atualizar um planejamento estratégico com excelência pode ser desafiador. Nesse caso, contar com um auxílio profissional pode ser de grande valia.

O Instituto Fenasbac possui um Escritório de Projetos especialista em planejamento estratégico com foco em execução, que vem ajudando instituições públicas e privadas a atuarem com eficiência e eficácia no mercado.

Conhecendo a realidade de muitas organizações, além de elaborar o Plano Estratégico, acompanhamos e monitoramos os projetos, a fim de garantir uma execução exitosa.

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